Todos nós já passamos por momentos no qual sabíamos que pouparíamos muita dor de cabeça se tivéssemos pensado melhor no que fazer antes de colocarmos a mão na massa.

Existe um velho ditado popular que diz: “quem não tem cabeça tem que ter perna” e basicamente boa parte das pessoas, sejam elas programadores, analista, administradores ou arquitetos já fizeram algo desta forma, muita das vezes por pressão de um diretor ou até mesmo de um cliente.

Bem, veremos então alguns itens que nos ajudarão a responder esta pergunta “Planejar pra quê?”

1º – Para identificarmos a necessidade, ou seja, o que fazer.

Se não identificamos, estaremos dando “tiro pra tudo que é lado” querendo acertar diversos alvos e acabamos, na maioria das vezes, não acertando nada. E como cada tentativa gera gastos, não somente financeiros, mas também nosso tempo e até mesmo a paciência de nossos clientes, devemos planejar. A definição do que fazer é a fixação dos objetivos que poderão ser desenvolvidos em um planejamento.

2º – Para definirmos prioridades, ou seja, por que fazer.

Mesmo organizando e definindo o que precisa ser feito, devemos planejar para verificar quais serão nossas prioridades. Precisamos identificar a ordem da busca dos objetivos a serem desenvolvidos para que estes não virem bagunça.

Mas então, por que fazer? A resposta a esta pergunta é que devemos encontrar uma justificativa para a priorização dos objetivos em termo de gravidade, urgência e tendência, conhecemos como matriz GUT.

  • Gravidade – é o que inspira risco, cuidado, perigo para quem esta planejando no momento;

  • Urgência – é a ordem lógica de priorização de implantação, onde verificamos o que deve ser colocado em prática antes;

  • Tendência – é o que pode se tornar mais grave.

3º – Para estabelecermos metas, ou seja, quando fazer.

Mesmo tendo identificado a ordem de priorização dos objetivos a serem seguidos temos que planejar para definir claramente os prazos de implantação. Esta parte conhecemos como “Cronograma”

Sem metas definidas, nossos objetivos tendem a serem “empurrados com a barriga”. Por isso é muito importante que sejam definidos os prazos de cada objetivo, no caso, até quando eles devem ser alcançados.

4º – Para definirmos estratégias e ações, ou seja, como fazer.

É basicamente agora que a atividade de planejamento estará começando. Planejar é também definir como alcançar objetivos, ou seja, estabelecer estratégias e ações a serem implantadas para cada objetivo desenvolvido. Chamamos isso de “como fazer”.

Mas ai você deve estar se perguntando, qual a diferença entre estratégia e ação? Na prática, esta diferença esta somente na ordem de detalhamento e implementação. Um conjunto de ações forma uma estratégia e um conjunto de estratégia forma o caminho para se atingir um objetivo, ou seja, caímos no velho ditado de Júlio César “dividir para conquistar”.

5º – Para estabelecermos responsabilidades – quem fará.

Não adianta apenas planejarmos, temos também que definir quem irá executar as ações, os objetivos e o plano como um todo. Nesta paste vemos que é a função organização entrando em ação. Temos que ter em mente que tudo deve ser amplamente dividido e delgado para não “abraçarmos o mundo”.

6º – Para delinearmos custos – qual custo.

Muitas vezes não levamos em consideração os custos, isso é um erro comum, por isso não podemos deixar essa tarefa de lado, devemos delinear os recursos humanos, materiais e financeiros que serão desprendidos para que seja realizada cada uma das ações. Com isto conseguimos um controle da situação no que diz respeito aos gastos no projeto. Teremos o custo de cada ação, cada estratégia, cada objetivo e no final o custo total. Não podemos deixar de lado a preocupação com os custos, caso contrário, corremos o risco de não termos recursos suficientes antes mesmo de finalizarmos o projeto.

7º – Para executarmos e acompanharmos.

Não basta termos tudo devidamente planejado, organizado, delegado e calculado, se não realizarmos a execução de tudo. Devemos colocar a execução do projeto em prática e ao mesmo tempo acompanhar todas as mudanças, ações e objetivos que foram traçados, assim teremos certeza que tudo está se desenrolando conforme o planejado.

O planejamento nos ajuda a ter controle da situação, com ele temos capacidade para tomarmos decisões mais precisas e com maior embasamento, pois foi feita toda uma análise e definição de tudo que deve ser feito para que nosso objetivo seja alcançado.

Vimos que “planejar” vai muito além do que muita gente pensa. Então, antes de  “colocar a mão na massa”, planeje, este não será um tempo jogado fora pode ter certeza disso!